Verba volant, scripta manent: hoelang moet men belangrijke documenten bewaren?
BRUSSEL 02/06 - In hun beroepsleven moeten artsen heel wat documenten verwerken: facturen, fiscale en sociale documenten, boekhoudkundige zaken, belangrijke notariële akten, patiëntendossiers … Bovendien stijgen de administratieve paperassen als gevolg van de toenemende bureaucratisering. Moeten we in een digitaal tijdperk al die documenten bijhouden tot de ordners uit de kasten puilen? Zo ja, hoelang moeten die worden bewaard? Een kort overzicht.
Er bestaan geen vaste regels ter zake. Alles hangt hoofdzakelijk af van de wettelijke verplichtingen of, als die er niet zijn, van het verjaringstermijn voor het opstarten van een gerechtelijke procedure met betrekking tot de documenten. Er is dus geen vaste timing en bovendien kunnen de termijn veranderen als de wetgeving verandert.
Levenslang bijhouden
Laten we beginnen met de belangrijkste documenten die moeten worden bewaard. Sommige moeten levenslang worden bijgehouden, bij voorkeur op een veilige plaats. We denken daarbij aan diploma's en andere beroepstitels. Wie heel voorzichtig is, steekt ze in een bankkluis. Van notariële akten die betrekking hebben op belangrijke gebeurtenissen in het leven, is het altijd goed zolang mogelijk een kopie ervan te bewaren. In geval van verlies is er nog geen probleem: de oorspronkelijke akte kan altijd worden opgevraagd bij de notaris. Bovendien kunnen de akten die men heeft ondertekend, worden geraadpleegd op Izimi, een beveiligde onlineopslagplaats die op touw is gezet door de Koninklijke Federatie van het Belgisch notariaat en waar ook een kopie van andere belangrijke documenten kan worden bewaard.
Wilt u de rest van dit artikel lezen?
Registreer gratis om toegang te krijgen tot de volledige inhoud van MediQuality op al uw schermen
